Prozessoptimierung in Buchstellen und SteuerberatungskanzleienSoftwareanbieter unterliegen in den Bereichen Qualitätsmanagement und Datenschutz strengen Prüfungen. Auch immer mehr Steuerberatungskanzleien und landwirtschaftliche Buchstellen lassen ihre Arbeitsabläufe und Prozesse durch externe Partner begutachten und mit einem Zertifikat testieren.  Hohe Anforderungen an Qualität und Datenschutz Softwareanbieter unterliegen in den Bereichen Qualitätsmanagement und Datenschutz besonders strengen Prüfungen. Strukturierte, effiziente Arbeitsabläufe, Datenschutz und Datensicherheit stehen bei LAND-DATA im Vordergrund bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse und das Unternehmen lässt sich regelmäßig entsprechend zertifizieren. Auch immer mehr Steuerberatungskanzleien und landwirtschaftliche Buchstellen lassen ihre Arbeitsprozesse durch externe Partner begutachten und mit einem Zertifikat versehen, um effiziente Arbeitsprozesse und eine hohe Qualität der Arbeitsergebnisse zu gewährleisten und sichtbar zu machen. Ziel ist eine hohe Kundenzufriedenheit, um eine langfristige Bindung an die Kanzlei oder Buchstelle sicherzustellen.
LAND-DATA unterstützt Prozessoptimierung
LAND-DATA unterstützt Partner in Buchstellen und Steuerberatungskanzleien mit Softwareanwendungen und Dienstleistungen bei der Einhaltung einheitlicher Arbeitsprozesse, der Reduzierung von Bearbeitungsfehlern durch einheitliche Vorgehensweisen und einer schnelleren Vorgangsbearbeitung, die für alle Mitarbeiter transparent sind. Die Gewährleistung mandantenorientierter Arbeitsabläufe kann sogar zur Erweiterung des Dienstleistungsspektrums durch die Übernahme des Zahlungsverkehrs, Mahnwesens und Forderungsmanagements für landwirtschaftliche Unternehmer als "full service-Anbieter" führen. Durch eine intelligente Verknüpfung der Programmbausteine erfolgt eine automatische Abrechnung aller erbrachten Leistungen nach Steuerberatergebührenordnung sowie eine laufende Fristüberwachung sowie die automatische Verbuchung der Leistungen inklusive automatischem Zahlungsverkehr und Mahnverfahren direkt aus den Funktionsbereichen Buchführung und Kanzleiverwaltung heraus. Die Softwareanwendung für eine moderne Kanzleiverwaltung ermöglicht eine intelligente Verknüpfung wichtiger Unterstützungsprozesse der Kanzlei bzw. Buchstelle (z.B. die Fristen- und Bescheidkontrolle mit der Postbearbeitung): nach Eingang eines Bescheids erfolgt eine Eintragung im Posteingangsbuch unter Zuordnung eines Sachbearbeiters. Damit ist eine Fristüberwachung zur Prüfung des Bescheids sowie der Vorauszahlung und Rechnungsstellung gewährleistet. Nach Ablage des Bescheides und Mitteilung an den Mandanten erfolgt mit Eintragung im Postausgangsbuch die automatische Austragung der Frist.
Die Vorteile für die Buchstelle oder Kanzlei liegen auf der Hand:
Automatische Anlage von wiederkehrenden Aufträgen
Transparente Auftragsbearbeitung
keine Leistung ohne Rechnung
Controlling und Auswertung der Vorgänge und Prozesse
Optimale Einsatz der Mitarbeiterressourcen
Einheitliche Schnittstellen und regelmäßiger Datenaustausch
Die elektronische Übermittlung von Umsatzdaten an das Finanzamt und das Bundesamt für Steuern sowie Abschlussdaten an den Bundesanzeiger stellt durch die Einhaltung gleichbleibender Prozessabläufe sicher, dass Fehler vermieden und die einzelnen Arbeitsschritte schnellstmöglich erledigt werden. Durch das Ein-/Auslagern und einen komfortablen Datenaustausch mit Mandaten und ein einheitliches festgelegtes Vorgehen werden die Mitarbeiter bei der prozessgesteuerten Abwicklung ihrer Aufgaben unterstützt und eine Einbindung der Mandanten in die Dienstleistung ermöglicht.
Zertifiziertes Qualitäts- und Datenmanagement
Die Nachweismöglichkeit der einzelnen Prozessschritte für das QM - testierte Vorgehen einer Buchstelle oder Steuerberatungskanzlei wird durch LAND-DATA ebenso wie eine Zertifizierung im Bereich Datenschutz nachhaltig unterstützt. LAND-DATA-Partner, die das moderne Server-Hosting bereits nutzen, profitieren von einer Notstromversorgung ebenso wie von der garantierten Hochverfügbarkeit und den Maßnahmen zum Diebstahl- und Feuerschutz, die komplett durch LAND-DATA abgedeckt und im Rahmen eines QM-testierten Vorgehensmodells dokumentiert werden. Automatische und regelmäßige Datensicherungen im Datenschutz- und ISO 9001-zertifizierten service center bei LAND-DATA bieten verlässliche Sicherheit. Auch diese Dienstleistung entwickelt sich als Erfolgsmodell. So greifen derzeit bereits 450 Mitarbeiter landwirtschaftlicher Buchstellen im Rahmen eines Hosting-Vertrags von 50 Standorten aus ganz Deutschland auf die für sie bereitgestellten Server im Rechenzentrum von LAND-DATA zu.
Vorteile der automatisierten Datenerfassung
Darüber hinaus setzt LAND-DATA auf eine zunehmende Automatisierung der Datenerfassung. Mit der elektronischen Übernahme von Bank-, Warenwirtschafts und Rinderbestandsdaten über die Datendrehscheibe und die komfortablen Zuordnung von Buchungsregeln im Kontierassistenten können Routinetätigkeiten erheblich weniger zeit- und kostenintensiv abgewickelt werden. So bleibt mehr Zeit für die Beratung von Landwirten, die sich ohnehin gezwungen sehen, sich mit immer komplexeren Managementaufgaben auseinanderzusetzen.
Elektronische Archivierung und strukturierte Ablage
Es erfolgt eine vorschriftsmäßige Archivierung aller Daten über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum, auf die im Notfall problemlos zugegriffen werden kann.
Für die strukturierte Ablage von Dokumenten, auch nach einem im QM-Handbuch festgelegten Schema, bietet die LAND-DATA die richtigen Werkzeuge. Anwender können wahlweise Daten im PDF-Archiv direkt aus der Buchführung hinaus oder in einer umfassenden Dokumentenmanagement-Anwendung sicher aufbewahren. Damit wird neben einem einheitlichen Verfahrensweg vor allem Transparenz geschaffen. Dokumente können mit Rechten versehen oder für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Über einen entsprechenden Workflow erhalten Sie damit schnell umfassend Kenntnis über alle Dokumente. Es bleibt nachvollziehbar welche Arbeitsschritte beispielsweise durch Kollegen bereits erledigt wurden, weitere physische Kopien entfallen. Dies führt im Idealfall zur Einsparung von Zeit, Material und Rechercheaufwand.
Zukunftsweisende Softwarentwicklung
Als weitere Meilensteine in der Softwareentwicklung setzt LAND-DATA neben einer konsequenten Anpassung an moderne Programmierstandards auf die Erweiterung der Instrumente für eine umfassende betriebswirtschaftliche Beratung landwirtschaftlicher Unternehmen. So unterstützt die Konsolidierung von Abschlüssen zukünftig eine ganzheitliche betriebswirtschaftliche Betrachtung landwirtschaftlicher Betriebe im Sinne einer langfristigen Mandantenbindung. Darüber hinaus wird die Sicherstellung der prozessorientierten Arbeitsweise in der Buchstelle oder Kanzlei durch Checklisten zur Einhaltung und Transparenz festgelegter Arbeitsschritte sowie eine situationsrelevante Prüfung von Arbeitsergebnissen im Rahmen einer Buchungs- und Abschlussplausibilisierung zur Qualitätsverbesserung durch Minimierung von Fehlern und Vermeidung zusätzlichen Prüfaufwands verbessert. Mit dieser Unterstützung bei einer strukturierten Organisation sind LAND-DATA-Partner und deren Mandanten gut gerüstet für eine langfristige erfolgreiche Zusammenarbeit.
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